Галымжанова Зауре Тойшыбековна

Секретарь Ученого совета

Главный корпус АркПИ, 2 этаж, 210 кабинет

Должностные обязанности ученого секретаря
Ученый секретарь должен:

• В конце каждого учебного года составлять план работы Ученого совета на следующий учебный год, с учетом предложений председателя Ученого совета, его заместителя, проректоров, заведующих кафедрами и других членов Ученого совета. План рассматривается председателем Ученого совета и утверждается на заседании Ученого совета.
• Организовывать контроль за своевременным и качественным выполнением плана работы и решений Ученого совета.
• Организовывать работу по подготовке заседаний Ученого совета:
• оповещать о дате, времени, повестке заседания членов Ученого совета и лиц, приглашенных на заседание (руководители подразделений);
• подбирать и рекомендовать председателю Ученого совета состав комиссий по подготовке вопроса к заседанию Ученого совета. Представлять председателю Ученого совета текст доклада, справку комиссии по рассматриваемому вопросу и проект решения Ученого совета, подготовленный совместно докладчиком и комиссией.

Во время заседания Ученого совета:

• регистрировать лиц, присутствующих на заседании (членов Ученого совета и приглашенных) и давать председателю Ученого совета информацию о кворуме;
• подготавливать и раздавать под роспись (в листе присутствия – напротив своей фамилии) всем членам Ученого совета, присутствующим на заседании, по одному бюллетеню (по каждому вопросу, вынесенному на тайное голосование);
• вести подсчет голосов членов Ученого совета, участвующих в открытом голосовании при принятии конкретного решения;
• вести протоколы заседаний Ученого совета.
• Проверять правильность составления и заверять список научных и учебно-методических работ преподавателей для конкурсной комиссии, диссертационных советов, Ученого совета института, ВАК РК.
• С целью реализации решений Ученого совета в течение 7 дней подготавливать необходимые выписки из протоколов его заседаний для последующего оперативного направления их в структурные подразделения института, исполнителям, а также готовить проекты соответствующих приказов ректора.
• Вести всю документацию Ученого совета в соответствии с правилами делопроизводства, обеспечивать ее сохранность и передачу в архив.
• Организовывать подготовку и проведение общего собрания института: сбор списков делегатов, избранных в структурных подразделениях; формирование комиссии по проведению собрания для выборов нового Ученого совета; регистрация делегатов, подготовка бюллетеней для голосования; формирование технического персонала собрания и предложений по составу счетной комиссии, регламента проведения собрания; ведение его протокола, хранение и сдача документов в архив в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
• Готовить к размещению на сайте института информацию о деятельности Ученого совета института.
• Председатель Ученого совета вправе возложить на ученого секретаря иные обязанности, не противоречащие законодательству, Уставу института, Положению об Ученом совете.